Arzon kapital, energiya va mehnat ortda qolgan yangi davr voqeligida korxona yoki mamlakat miqyosida iqtisodiy o‘sishni saqlab qolishning yagona vektori bu tejamkor ishlab chiqarish yoki samaradorlikni oshirish bo‘ladi.

Bu esa doim biznes jarayonlarni optimizatsiyasidan, cheklangan omillardan oqilona foydalanishdan va maqsadga yo‘naltirilganlikdan boshlanadi.

Shu asnoda, korporativ xayotda majlis va yig‘ilishlar shaxsning professional hayotining bir qismidir, ularsiz biron bir ish jadvali bo‘lmasligini qayd etish lozim.

Harvard Business Reviewga ko‘ra so‘nggi 50 yilda majlislar soni va davomiyligi ancha oshib ketgan, misol uchun 1960 yilda rahbarlar haftada 10 soatdan kam vaqtini majlis va yig‘ilishlarda o‘tkazgan bo‘lsa, bugungi kunda ushbu ko‘rsatkich 23 soatni tashkil etmoqda[1].

Tadqiqotlar natijalariga ko‘ra, bugungi kunda aqliy faoliyat bilan shug‘ullanuvchi xodimlar 85 foiz vaqtini majlis va yig‘ilishlarda o‘tkazadi[2]. Bu esa o‘z navbatida ularning nafaqat mehnat unumdorligiga, balki mental va jismoniy holatiga ham salbiy ta’sir ko‘rsatmoqda[3].

Luong (2005) ish yuzasidan uchrashuvlarning ko‘payishi xodimni haddan ziyod charchatishini va sub’ektiv ish yuki bilan bog‘liqligini aniqladi. Rogelbergning (2007) o‘z tadqiqotlarida tashkilotlardagi yig‘ilishlar vaqtidan samaraliroq foydalanish zarurligi aniqladi, chunki samarasiz uchrashuvlar ish bilan bog‘liq resurslarni kamayishiga olib keladi[4].

 Harvard Business Review 182 nafar yuqori lavozimdagi menejerlar orasida so‘rov o‘tkazgan. So‘rov natijalariga ko‘ra, 65 foiz respondentlar majlis va yig‘ilishlar ularning asosiy ish faoliyatidagi vazifalarini yakunlashiga xalaqit berishini bildirgan.

71 foiz respondentlarning fikriga ko‘ra yig‘ilish va majlislar samarasiz.

Solid  ma’lumotlariga ko‘ra esa, 81 foiz majlis ishtirokchilari majlislarda boshqa ishlar bilan band bo‘lishi aniqlangan.

Majlislar davomiyligi qancha bo‘lishidan qat’iy nafar, faqatgina o‘rtacha 52 daqiqa davomida majlis ishtirokchilarining e’tiborini tortadi, qolgan vaqt behuda sarflanadi. (O‘zbekistonda esa majlis ishtirokchilari o‘rtacha 40 daqiqadan so‘ng e’tibori buzilishi ma’lum bo‘ldi.) Majlislarning o‘rtacha davomiyligi 1 soatu 19 daqiqa ekanligini e’tiborga olgan xolda, har bir ishtirokchi 27 daqiqa vaqtini behuda sarflaydi, bu esa o‘z navbatida uning mehnat unumdorligini pasaytiradi[5].

Xorijdagi ko‘plab korxonalar (ular qatoriga Facebook va Atlassian kabilar kiradi) majlissiz kunlar rejimida ishlashni qo‘llab ko‘rgan. Ushbu kunlarning samaradorligini baholash uchun tadqiqot o‘tkazilgan[6].

Tadqiqot doirasida 1000 tadan xodimiga ega 76 ta korxona orasida so‘rov o‘tkazilgan. Ushbu korxonalarning deyarli yarmi (47%) haftada ikki marotaba yig‘ilishlarsiz kunlarni belgilagani natijasida majlis va yig‘ilishlar 40 foizga kamaygan. 35 foiz korxonalar haftada uch kunni majlislarsiz kunlar deb  belgiladi, 11 foizi esa to‘rt kunni, qolgan 7 foiz korxonalar uchrashuvlarni butunlay yo‘q qildi.

1-jadval

Majlis va yig‘ilishlarsiz kunlarni belgilanishi natijalari

Manba: The Surprising Impact of Meeting-Free Days January 18, 2022
| Ben Laker, Vijay Pereira, Pawan Budhwar, and Ashish Malik

Haftada bir kunni majlis va yig‘ilishlarsiz qilib belgilash, xodimning mustaqil ishlashini 62 foizga, mehnat unumdorligini 35 foizga oshirgan, stress holatiga uchrash ehtimolligini esa 26 foizga pasaytirgan. Haftada ikki kunni majlislarsiz qilib belgilanishi xodimlarning mehnat unumdorligini 71 foizga oshirgani aniqlandi (1-jadval).

MHTI tomonidan O‘zbekistondagi majlislarning davomiyligini va takroriyligini aniqlash maqsadida administrativ boshqaruv tashkilotlarida faoliyat yuritayotgan xodimlar orasida so‘rov o‘tkazdi.

So‘rovda 152 ta xodim ishtirok etib, ularning o‘rtacha yoshi 38,5 yoshni tashkil etdi. Respondentlarning deyarli 60 foizi hafta 5 kun, ya’ni 40 soat ishlaydi, qolgan 40 foizi haftada 6 kun ishlashini bildirgan (48 soat).

Respondentlar ishtirok etgan majlis va yig‘ilishlarning o‘rtacha davomiyligi 1 yarim soat ekanligi aniqlandi.

Respondentlar oxirgi bir oy davomida o‘rtacha 6 ta majlisda ishtirok etgan (21 foizi kamida 10 ta majlisda ishtirok etgan), ularning o‘rtacha 4,1 tasi ishtirokchilarning yo‘nalishiga mos kelishi aniqlandi.

Respondentlarning 58 foizi majlislardan ishiga taalluqli manfaatli ma’lumotlar olishini bildirgan, 31,5 foizi esa qisman foyda olishini bildirgan, qolgan 10,5 foizi ishiga mos keluvchi hech qanday ma’lumotlar olmasligini bildirdi.

Respondentlarning 41 foizi majlis davomida e’tibori susaymasligini bildirgan, 30,2 foizi 20-30 daqiqadan so‘ng e’tiborini susayishini bildirgan, qolgan 28,8 foiz respondentlarning diqqati 40 daqiqadan so‘ng buzilishi aniqlandi.

47 foiz respondentlarning bildirishicha, majlislar o‘z vaqtida boshlanmaydi, ular o‘rtacha 25 daqiqa kechikib boshlanadi, bu esa o‘z navbatida majlis ishtirokchilarning vaqtini behuda sarflanishiga olib kelmoqda.                   

Shunday qilib, davomiy va tez-tez bo‘lib turuvchi majlis va yig‘ilishlar samarasiz ekanligi ko‘rinib turibdi. Tadqiqot va xorij tajribasidan kelib chiqib, samarasiz yig‘ilish va majlislarni optimallashtirish taklif etiladi.

Bunda korxona va tashkilotlarda asosiy urg‘uni ahamiyatga molik yig‘ilishlar rejasini oldindan aniqlashtirish, ishtirokchilarni to‘g‘ri tanlash (aynan ko‘tarilayotgan muammoga bevosita aloqasi bor) va reglamentga rioya qilish taklif etiladi. Shuningdek, korxona va tashkilotlarda majlis va yig‘ilishsiz kunlarni kiritish taklif etiladi.  

Shuningdek, majlislarni samaradorligini oshirish maqsadida Jon Tropman tomonidan ishlab chiqilgan “Kun tartibi qo‘ng‘irog‘i” dan foydalanish tavsiya etiladi. Bunda majlislarni 7 ta qismga ajratib quyidagi tartibda o‘tkazish tavsiya etiladi:

1. Yig‘ilish ishtirokchilariga kun tartibini avvaldan e’lon qilish va uni tasdiqlash.

2. Yig‘ilishda ko‘tarilishi rejalashtirilgan savollar ro‘yxatini qisqacha sanab o‘tish.

3. Avvalo yechimi oson bo‘lgan masalani ko‘tarish.

4. O‘rtacha og‘irlikdagi muammolarni ko‘tarish.

5. Eng katta va yechilishi qiyin bo‘lgan muammoni ko‘tarish, bu majlis vaqtining taxminan 1/3 qismiga kelganida ko‘tarilishi zarur. Majlisning aynan shu vaqtida ishtirokchilarning psixologik energiya va e’tibori eng yuqori darajada bo‘ladi, shuningdek, jismoniy energiyaning ham eng yuqori darajasi ushbu vaqtga to‘g‘ri keladi.

6. Keltirib o‘tilgan mavzularni muhokama qilish.

7. Kichik mavzular muhokamasi.

Kun tartibi qo‘ng‘irog‘i

Manba: Making Meetings Work SECOND EDITION. John E.Ttopman

Ushbu tartibda majlis va yig‘ilishlarni o‘tkazish uning samadorligini oshirishga, reglamentga rioya etishga olib keladi.    

MHTI ekspertlari majlislarning umumiy xarajati va behuda sarflanayotgan mablag‘larni hisoblashning ikkita ssenariyda kalkulyatorini ishlab chiqdi.

Misol: majlislarning umumiy xarajatini hisoblash uchun majlis ishtirokchilari sonini 50 nafar deb faraz qilsak va ularning o‘rtacha oylik ish haqini, masalan, 4 000 000 so‘m deb olsak, majlisning davomiyligi 90 daqiqa deb faraz qilgan xolda jami ishtirokchilarning majlis uchun ketgan vaqt xarajat narxi umumiy 1 704 000 so‘mni tashkil etadi.  

Majlislarda behuda yo‘qotilgan vaqtlarni hisoblash kalkulyatorining birinchi ssenariysi yuqorida ta’kidlangan xorij tajribasi tadqiqotlari natijasiga ko‘ra asosan majlis qancha vaqt davom etishidan qat’iy nazar 52 daqiqadan so‘ng ishtirokchilar e’tiborini yo‘qotishi aniqlangan. Bundan kelib chiqib 90 daqiqa davom etgan 50 nafar ishtirokchining behuda yo‘qotilgan vaqti 38 (90-52) daqiqaga to‘g‘ri kelsa, bunda majlisdan yo‘qotilgan vaqtlar xarajati 719 697 so‘mni tashkil etadi.

Ikkinchi ssenariy MHTI tomonidan o‘tkazilgan so‘rov natijalariga asoslangan bo‘lib xuddi birinchi ssenariy kabi hisob-kitoblar amalga oshiriladi, majlis ishtirokchilarining e’tibori 40 daqiqadan so‘ng susayadi deb belgilanadi, bundan kelib chiqib yo‘qotilgan behuda vaqtlar xarajati 946 970 so‘mni tashkil etadi.

Mazkur kalkulyatordan majlis tashkil etishga mas’ul xodim foydalangan xolda, majlislarning umumiy xarajatini hisoblashi, oy va yil yakunlari bo‘yicha umumiy majlislarga sarflangan ish-soati va yo‘qotilgan muqobil xarajatlarni (opportunity cost) yuritishda foydalanish mumkin.

Kalkulyatorlarga quyidagi havola orqali o‘tish mumkin: https://imrs.uz/calculator-new

[1] https://hbr.org/2017/07/stop-the-meeting-madness

[2] https://sloanreview.mit.edu/article/the-surprising-impact-of-meeting-free-days/

[3] https://www.calendar.com/blog/the-psychological-price-of-meetings/

[4] https://doi.org/10.1037/1089-2699.9.1.58

[5] https://www.getsolid.io/blog/meeting-attention-span-data/

[6] https://shop.sloanreview.mit.edu/store/the-surprising-impact-of-meeting-free-days